淺談高職采購管理內(nèi)部控制

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摘要：在國家大力推進高等職業(yè)教育發(fā)展的背景下，高職院校對設施設備的需求不斷增加，使得采購金額逐年提高。采購成為高職院校的主要業(yè)務之一，其風險管理成為了高職院校全面內(nèi)部控制的重要組成部分。因此，本文對現(xiàn)階段高職院校在采購業(yè)務活動中存在的問題進行分析，并基于COSO框架提出對應措施，從而為提高高職院校采購管理內(nèi)控水平提供借鑒。

關(guān)鍵詞：高職院校；采購；內(nèi)部控制

從2012年財政部印發(fā)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》等一系列文件以來，國家加強對事業(yè)單位的內(nèi)部控制建設，這給高職院校管理者提出了新要求。采購業(yè)務因有著多方參與、流程復雜及涉及面廣等特點，風險程度難控。如何提高財政性資金的使用效率，確保財政性資金的安全，使采購的設施設備有高效的利用率，減少資源浪費，是對采購業(yè)務進行內(nèi)部控制的重要意義。

一、高職院校采購業(yè)務風險分析

（一）采購預算編制風險。首先，采購預算與財務預算“兩張皮”。部分高職院校對年度采購預算統(tǒng)計上報工作未給予足夠重視。《政府采購法》第三十三條規(guī)定，“在編制下一年度部門預算時，應當將該財政年度政府采購的項目及資金預算列出，報本級財政部門匯總”。但在實際采購工作中，經(jīng)常出現(xiàn)以下情況：（1）采購預算與財務預算分別提交不同管理部門進行匯總，使得兩者相互脫節(jié)；（2）申購部門的采購預算編制沒有明確到具體的項目品目上，使得報批的采購類目或有缺失，并且在年中多次進行采購預算的追加，隨意性大。其次，采購項目預算編制不準確。項目的前期論證與市場調(diào)研階段，為了提高項目預算的合理性需要參與調(diào)研及報價的企業(yè)至少實質(zhì)性滿足三家。但在實際采購工作中，經(jīng)常出現(xiàn)詢價及參數(shù)指定方案僅由一家供應商出具，甚至僅有一家供應商出具三家報價文件的現(xiàn)象。最終導致項目預算過高，嚴重影響財政性資金的使用效率。（二）采購方式選擇風險。從2018年開始，政府采購目錄范圍內(nèi)的貨物或服務，在一定限額標準以下的，可以根據(jù)各單位的內(nèi)控進行自行采購。一些部門在采購貨物或服務時，每次申購限額控制在限額標準以內(nèi)進行。這樣極易發(fā)生吃回扣、舞弊等不廉潔的現(xiàn)象，嚴重影響采購價格的公允性，甚至會有化整為零規(guī)避公開招標之嫌。（三）招標方案編制風險。招標方案是評標工作的重要依據(jù)，能直接影響招標結(jié)果，對整個項目的采購工作起著非常重要的作用。雖然高職院校有很多相關(guān)專業(yè)的老師，只能在關(guān)鍵技術(shù)參數(shù)論證時給予一些意見，但是具體到設備性能、標的質(zhì)量等方面，卻還是不足的。在實際操作中，經(jīng)常性存在直接聽取供應商的意見或直接由供應商代為制作招標方案的情況，部分技術(shù)參數(shù)設定具有指向性，給之后的招標、評標工作埋下了其他供應商質(zhì)疑投訴或流標的隱患，更有可能導致腐敗行為的發(fā)生。同時，招標方案還可能設置了門檻，區(qū)別對待不同的供應商。雖然財政部87號令第十七條對該種現(xiàn)象進行了限制，但仍存在僥幸心理在招標方案中設定缺乏公平性的條款，出現(xiàn)圍標、串標的情形。無法發(fā)揮招標采購的優(yōu)勢，導致財政資金的浪費。（四）合同履約驗收風險。合同的履約驗收是采購環(huán)節(jié)中最容易被人忽略的一環(huán)。招標完成簽訂合同后，采購雙方都受到合同法的制約。驗收工作是維護采購方利益的重要一環(huán)，是確保采購的設施設備與合同約定的種類、數(shù)量、功能一致，且能夠正常使用。但在具體實施中，一次性通過驗收的項目僅占一年項目的四成，最簡單的設備實際型號與合同簽訂的型號不同這樣的情況都頻頻出現(xiàn)，讓已有的驗收制度流于形式。合同內(nèi)容變更也頻頻發(fā)生。這主要與其招標方案的編制分不開。招標方案編制時，設備性能考慮了，但是尺寸大小沒有考慮，最后因為場地原因需要變更。或者制定招標方案時，市場調(diào)研不到位，采購的貨物是過時的，市場上已經(jīng)不再生產(chǎn)，需要變更升級版本等等。（五）內(nèi)部監(jiān)督風險。部分高職院校缺乏內(nèi)部審計部門或崗位對采購業(yè)務進行監(jiān)督檢查。采購項目預算價格審定、招標評標工作過程及合同履約驗收等風險易發(fā)環(huán)節(jié)都需要加強監(jiān)督與管理。

二、高職院校采購管理內(nèi)部控制的優(yōu)化策略

優(yōu)化高職院校采購管理內(nèi)部控制，基于COSO理論框架，主要從以下五方面展開：（一）營造良好的采購管理內(nèi)部控制環(huán)境。首先，要加強政府采購法及相關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度，定期進行相關(guān)法律知識的普及，使教職工們樹立正確的采購法制意識，降低潛在風險杜絕腐敗問題的產(chǎn)生。其次，梳理采購業(yè)務全流程中涉及的各組織機構(gòu)的職能及控制流程。建立和完善與學校相適應的采購管理制度及相關(guān)內(nèi)部控制制度，落實到采購業(yè)務的各環(huán)節(jié)，使采購工作公開公平公正的有效率進行。最后，制定對應的采購預算管理辦法，使學校所有的采購能夠在“有預算，再采購”的原則下進行。（二）建立有效的采購業(yè)務風險管控體系。首先，梳理采購管理部門的崗位分工，按照崗位不相容原則進行。崗位之間要互相制約，并且要定時輪崗，以此避免出現(xiàn)一個崗位或個人總攬一切的情形。同時，對于招標方案的編制要確保兩個及以上老師參與，起到相互協(xié)調(diào)相互制約的作用。其次，進行風險評估，識別整個采購業(yè)務流程中各環(huán)節(jié)的內(nèi)控風險點。包括采購計劃編制、采購項目預算確定、采購申請與審核、采購方式的選擇、采購過程合法規(guī)范（含招標方案編制）、采購項目驗收、采購項目變更及質(zhì)疑投訴處理等八項內(nèi)容（見表1）。并對風險點進行量化分析，動態(tài)更新內(nèi)部控制風險點。（三）優(yōu)化采購內(nèi)部控制活動。繪制采購業(yè)務流程圖，包括項目預算編制、項目立項、項目審批、招標方案制作、招標評審、合同簽訂、合同履約驗收、付款等，從中確定和監(jiān)控較高風險的環(huán)節(jié)。（1）項目論證方面：項目論證必須事前做好市場調(diào)研，確定需求貨物及技術(shù)參數(shù)。由學校內(nèi)部專家或校外專家組成專家組，對招標需求進行全面的充分的論證，主要包括項目的可行性、項目建設目標、預期達到的效益及具體采購的設備是否能夠符合教學或科研的使用，需求參數(shù)是否合理等。（2）合同簽訂環(huán)節(jié)：采購合同是雙方履約的重要文件。在簽訂合同之前，要全面對合同進行審核，確保合同主體部分、投標文件部分及招標文件三者一致，以免出現(xiàn)合同與招標需求或投標文件不符，損害了自身利益，并給之后的驗收工作帶來麻煩。（3）合同履約驗收環(huán)節(jié)：建立初驗和終驗相結(jié)合的嚴格的驗收制度，確保采購的貨物與合同相符。由申購部門、采購部門、歸口管理部門及內(nèi)審部門一起成立專門的驗收小組，對項目進行全面驗收。（四）利用現(xiàn)代信息技術(shù)加強信息交流與溝通。一方面，利用互網(wǎng)絡技術(shù)，按規(guī)定公開采購相關(guān)信息。同時建立學校內(nèi)部網(wǎng)絡化和信息化的采購信息管理平臺。在平臺上對項目進行的每個環(huán)節(jié)進行監(jiān)控，有利于內(nèi)部控制的實施。另一方面，學校可以將一些通用設備的參數(shù)進行編輯并公布于網(wǎng)站上，有利于缺乏這些方面專業(yè)技術(shù)的老師編寫招標方案。同時根據(jù)市場變化，動態(tài)更新設備參數(shù)，提高方案編寫效率，順利開展采購工作。（五）重視采購業(yè)務管理的內(nèi)部監(jiān)督工作監(jiān)督工作是對采購管理進行內(nèi)部控制的主要途徑。首先，要加強對采購部門、職能部門人員的配置與職責分工進行監(jiān)督。其次，對采購業(yè)務的各環(huán)節(jié)進行有效監(jiān)督，針對工作重點及高發(fā)風險點進行重點監(jiān)督。包括事前的項目預算核定、事中的招標方案編制和招標評標工作的合法合規(guī)以及事后合同履約驗收情況。最后，總結(jié)整個項目采購過程中出現(xiàn)的問題，提出整改意見以建議。及時完善采購內(nèi)部控制建設，確保學校各項采購業(yè)務合法合規(guī)順利完成。

參考文獻

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［2］李秀英.高校招標采購風險控制與對策研究［J］.哈爾濱學院學報,2017（9）.

［3］耿洪英.高校招標采購風險分析與控制研究［J］.商業(yè)經(jīng)濟,2017（9）.

作者:王俊 單位:柳州職業(yè)技術(shù)學院